Die Pareto Regel – Was ist das denn?

Pareto PrinzipIm Zeitmanagement stolpert jeder früher oder später über das Pareto Prinzip oder auch bekannt als die 80-20-Regel. Menschen, die über ein gutes Zeitmanagement verfügen oder eine hohe Produktivität vorweisen können, handeln eben meist nach dieser Maxime. Nicht wenige nutzen diese Pareto Regel aber auch als Ausrede, nicht das geben zu können, was sie tatsächlich geben könnten. Deshalb birgt der Grundsatz auch eine nicht zu unterschätzende Gefahr.

Ursprung der Pareto Regel

Der Ursprung dieses Prinzips ist zurück zuführen auf Vilfredo Pareto, ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe. Als dieser um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in seiner Heimat Italien untersuchte, stellte er fest, dass 80% des Vermögens bei rund 20% der italienischen Familien konzentriert war.

80 20 RegelFolglich sollten sich die Banken doch besser um die 20% der Reichen kümmern, weil mit jenen ein deutlich effizienterer Profit zu machen sei. Selbstverständlich sorgte dies bei den anderen 80% der Bevölkerung nicht gerade für Begeisterung. Dies ist jedoch eine Geschichte, die ich hier an dieser Stelle nicht fortführen möchte.

Seit dieser Entdeckung wurde die Pareto Regel, die heute ebenfalls bekannt ist unter dem Pareto-Effekt, zum Symbol für eine Dysbalance oder Ungleichverteilung von Einsatz zu Ertrag. Seitdem wurde diese auf zahlreiche Bereiche und Branchen übertragen. Sie hat sich überall, wo sie angewendet wurde, auch bewahrheitet.

Beispiele zur Pareto Regel

Pareto RegelIn der Vertriebswelt ist es beispielsweise meistens so, dass 20% der Verkäufer für 80% des Umsatzes verantwortlich sind. Das kann ich aus meiner eigenen Zeit als Verkäufer in einem Einrichtungshaus so unterschreiben.

Bei der Produktivität ist es ebenfalls so, dass bei richtiger Prioritätensetzung mit nur 20% aller Erledigungen und Bemühungen 80% der Arbeiten zu erledigen sind.

Ebenfalls sind circa 20% der Websites im Internet für 80% des Online-Verkehrs verantwortlich. Innerhalb des Zeitmanagements können vor diesem Hintergrund mit 20% der uns zur Verfügung stehenden Zeit, 80% der Ergebnisse erzielt werden.

Die große Bekanntheit der Pareto Regel

Vor allem die Anwendung innerhalb der Produktivität sowie dem Zeitmanagement haben in der jüngeren Zeit der Pareto Regel eine große Bekanntheit beschert. Des Öfteren passiert es uns Menschen, dass wir an den falschen und weniger wichtigen Aufgaben Zeit verlieren und so bei den eigentlichen wichtigen Tätigkeiten kein Land sehen.

100% Einsatz bringt sehr selten auch 100% Erfolg mit sich, meist ist es weit weniger. Nach der 80-20-Regel, sind es gerade mal 20%.

Einige Menschen neigen dazu diese Regel falsch zu interpretieren. Es kommt zu einem Missverständnis. Der Klassiker hierbei ist es, die 80% Ergebnisse und die 20% Einsatz in ein Kuchendiagramm einzusetzen. Diese beiden Faktoren lassen sich allerdings nicht summieren, sie können nicht 100% ergeben. Denn Einsatz und Ertrag sind nicht dasselbe. 20% Äpfel plus 80% Kirschen ergeben auch keine 100%. Das ist einfach so. Es müssen unterschiedliche Diagramme Anwendung finden.

Einsatzmöglichkeiten des Prinzips

Um etwa die Produktivität zu verbessern, solltest du dich auf die wichtigen und effizienten 20% konzentrieren. Das bedeutet allerdings nicht, dass du die anderen 80% vernachlässigen oder gar vergessen solltest. In jedem Job, vom Studenten über den Angestellten bis hin zum Unternehmer, gibt es Aufgaben, für diese man kein besonderes Momentum besitzen muss. Beispielsweise gehört das Bearbeiten von E-Mails dazu. Diese Aufgabe zu ignorieren und lieber die effizienteren 20% zu erledigen könnte fatale und dramatische Folgen haben. Die Organisation und der damit verbundene Zeiteinsatz solcher Aufgaben lässt sich allerdings auf einen Anteil an Arbeitseinsatz unter 80% optimieren.

Ergänzend lässt sich das Pareto-Prinzip auch auf die 20% Einsatz anwenden, bei vielen Aufgaben macht dies auch Sinn. Folglich handelt es sich hierbei um die Pareto-Pareto-Regel. Dies ist einfach zu rechnen. Nimmst du von deinen 20% Einsatz ein Fünftel, so hast du demnach nur noch 4% Einsatz. Selbstverständlich musst du dieses Vorgehen auch mit den 80% machen, allerdings mit vier Fünfteln, sodass du auf 64% kommst. Damit sind 4% Einsatz für 64% der Ergebnisse verantwortlich. Wiederholst du diesen Schritt ein weiteres Mal, so landest du bei einem Prozent, welches für 51% deiner Ergebnisse zuständig ist. Mit dieser doppelten beziehungsweise dreifachen Anwendung ordnest du deine 20% nach Dringlichkeit ein und weißt, welche Aufgabe du als erstes zu erledigen hast. Somit kannst du deine Arbeitseffizienz drastisch steigern.

Eine andere Erklärung eines Harvard-Dozenten über die Pareto Regel

Das Pareto Prinzip hat Michael Gartner, Harvard-Dozent, bereits einmal andersherum formuliert. Die Interpretation ist sehr amüsant gehalten. Gartner findet, dass es oft nur 20% Jobmüll sind, die uns 80% der Freude an der Arbeit nehmen. Der Jobmüll umfasst unproduktive Meetings, chaotische Chefs oder auch Kollegen die auf Primadonna machen. Zum Glück sind dies nur 20%. Was zählt sind letztlich die anderen 80% echte Passion.

Die Pareto Regel gilt als eine der besten Zeitmanagement-Methoden für effizientere Arbeit. Auf dieses Prinzip darf sich jeder besinnen, um Prioritäten klüger zu setzen, auch wenn einem die Aufgaben bis zum Halse stehen. Die Formel hinter dem Pareto Prinzip verleitet zudem dazu, sie mit dem Eisenhower-Prinzip zu vermischen, einer weiteren Zeitmanagement-Methode. Bei diesem Prinzip werden Aufgaben in eine Matrix aus vier Kategorien eingeordnet, sortiert nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Heute widmen wir uns allerdings ausschließlich der Pareto Regel, da noch mehr Prinzipien an dieser Stelle den Rahmen sprengen würden.

Pareto Prinzip in der Anwendung

Das Anwenden der 80-20-Regel im privaten Bereich könnte wie folgt aussehen. Du musst für eine wichtige Prüfung lernen und bist bereits in Zeitnot, um dennoch das Beste bei der nächsten Prüfung herauszuholen. Somit darfst du deinen Fokus auf die wichtigen Dinge legen. Bei fünf verschiedenen Aufgaben widmest du dich der Aufgabe mit dem größten Punkte-Ertrag. Dieses Prinzip gilt auch beim Abnehmen: 80% deiner Kalorien nimmst du häufig mit 20% deiner Nahrung auf. So solltest du diese gezielt reduzieren, um effizient abzunehmen.

Im beruflichen Kontext kann das Pareto Prinzip auf die Aufgaben angewandt werden, die für 80% der Ergebnisse zuständig sind. Eine To-Do-Liste sorgt dafür, dass man schnell den Überblick verliert und meist nicht das schafft, was man sich notierte. Zukünftig konzentrierst du dich auf die wichtigen 20% auf deiner To-Do-Liste und erledigst diese Aufgaben zuerst. Dieses Vorgehen wiederholst du jeden Tag nach demselben Prinzip. Du wirst sehen: der Berg an Aufgaben wird schnell, gründlich und nachhaltig schmelzen. Ebenfalls sind innerhalb eines Unternehmens 20% der Produkte für 80% des Umsatzes verantwortlich. Daher solltest du dich auf diese Produkte konzentrieren, wenn du ein Business betreibst.

Abschließend kann man sagen, dass die Pareto Regel ein nützliches Hilfsmittel ist. Sie unterstützt dabei, mehr aus deinem Leben zu machen – ob privat oder im beruflichen Kontext. Da die Zeit uns allen nur in begrenzter Form zur Verfügung steht, ist es wichtig, die wirklich relevanten Dinge zu erledigen und voran zu bringen.

Danke für deine Zeit und noch einen angenehmen Tag.

Dein Paul 😉

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